De Verzuim4-methode
Verzuim4 brengt verschillen tussen afdelingen in beeld, onderzoekt mogelijke verklaringen in de werkpraktijk en helpt de organisatie kiezen, uitvoeren en leren.
Waarom cijfers niet genoeg zijn
Een verzuimpercentage vertelt waar iets gebeurt, maar zelden waarom. Twee afdelingen met hetzelfde percentage kunnen een heel ander patroon hebben, en dus om een andere aanpak vragen.
Daarom kijken we per afdeling naar vier indicatoren tegelijk. Samen laten ze zien of verzuim vooral kort en frequent is, of juist langdurig, en of het breed gespreid is of bij een kleine groep terugkeert. Dat beeld bepaalt welke vragen we onderzoeken. Het bepaalt niet de conclusie: die volgt pas uit onderzoek in de werkpraktijk.
Vier indicatoren als startpunt
Verzuim4 bekijkt vier kernindicatoren per afdeling, team of andere relevante eenheid.
Verzuimpercentage
Het deel van de beschikbare tijd dat medewerkers door ziekte afwezig zijn.
Mogelijke onderzoeksvraag: Een hoog percentage kan aanleiding zijn om te onderzoeken of het vooral door enkele lange dossiers of door veel korte meldingen ontstaat.
Meldingsfrequentie
Hoe vaak medewerkers zich gemiddeld ziek melden in een periode.
Mogelijke onderzoeksvraag: Een hoge meldingsfrequentie kan aanleiding zijn om onder meer werkpatronen, roosters, leiderschap, herstelmogelijkheden en meldingsgedrag te onderzoeken.
Gemiddelde verzuimduur
Hoe lang een verzuimgeval gemiddeld duurt.
Mogelijke onderzoeksvraag: Een lange gemiddelde duur kan aanleiding zijn om onder meer re-integratie, werkaanpassingen, begeleiding en de aard van het werk te onderzoeken.
Percentage nulverzuim
Het deel van de medewerkers dat zich in een periode niet ziek heeft gemeld.
Mogelijke onderzoeksvraag: Een laag percentage nulverzuim kan aanleiding zijn om te onderzoeken of verzuim breed gespreid is of bij een kleine groep terugkeert.
Vier stappen van onderzoek naar borging
De methode doorloopt vier stappen. Iedere stap levert iets concreets op waarmee de organisatie verder kan.
-
Signaleren
Verschillen, patronen en opvallende ontwikkelingen per afdeling zichtbaar maken.
Resultaat: Indicatorprofiel per afdeling
-
Verklaren
Mogelijke verklaringen onderzoeken en waar mogelijk toetsen met data, gesprekken en contextinformatie.
Resultaat: Onderbouwde verklaringen, inclusief resterende onzekerheden
-
Veranderen
Beïnvloedbare factoren kiezen en gerichte maatregelen uitvoeren.
Resultaat: Actieregister met eigenaren
-
Borgen
Eigenaarschap, meting en besluitvorming in de organisatie verankeren.
Resultaat: Vaste verbetercyclus en meetafspraken
Bronnen om verklaringen te onderzoeken
Cijfers wijzen de richting. Verklaringen toetsen we met meerdere bronnen, zodat geen enkele bron de conclusie alleen draagt.
Gegevens
Verzuimregistratie en, waar relevant, gegevens over bezetting, roosters of verloop.
Gesprekken
Met medewerkers, leidinggevenden, HR en andere betrokkenen, zodat meerdere perspectieven aan bod komen.
Documenten
Beleid, eerdere evaluaties, afspraken en rapportages.
Observaties
Waar passend: meekijken in overleggen of in het werk zelf.
Wellness Monitor
Alleen wanneer passend en verantwoord: vaste vragen over de werkervaring, met inzicht in respons en zonder herkenbare rapportage over kleine groepen.
Resultaten op drie niveaus volgen
Een activiteit, zoals een training, is nog geen resultaat. Daarom volgen we iedere relevante interventie op drie niveaus.
Uitvoering
Is de afgesproken actie werkelijk uitgevoerd?
Werkpraktijk
Verandert de beoogde werkwijze, samenwerking of omstandigheid?
Verzuim
Hoe ontwikkelen de vier indicatoren zich?
Professionele duiding en technologie
Het Verzuim4-systeem ondersteunt het ordenen en vergelijken van cijfers. De Wellness Monitor kan, wanneer passend en verantwoord, signalen uit de werkpraktijk toevoegen. De keuze welke informatie nodig is en hoe die wordt geduid, blijft professioneel mensenwerk.
Grenzen van de methode
De methode helpt organisaties om verzuim zorgvuldig te onderzoeken en aan te pakken. Daarbij gelden duidelijke grenzen.
- Geen medische beoordeling van medewerkers; die blijft bij de bedrijfsarts en andere aangewezen professionals.
- Geen automatische conclusies over oorzaak en gevolg; een correlatie of benchmark is een aanleiding voor onderzoek, geen bewijs.
- Geen autonome besluiten door software of AI; duiding en advies zijn mensenwerk.
- Geen individueel verzuimadvies of dossierbehandeling.
Van indicatorpatroon naar onderzoeksvraag
In afdeling C ligt de meldingsfrequentie duidelijk hoger dan in vergelijkbare afdelingen, terwijl de gemiddelde verzuimduur laag is.
Mogelijke verklaringen, die elkaar niet uitsluiten:
- De roosters laten weinig herstel tussen diensten toe.
- De werkdruk is in bepaalde periodes structureel hoger.
- Leidinggevenden verschillen in hoe zij met meldingen omgaan.
- Medewerkers melden zich eerder ziek omdat ruilen of verlof opnemen lastig is.
Vragen over de methode
Werkt Verzuim4 met persoonsgegevens of medische gegevens?
Wij werken niet met medische gegevens. Voor de cijferanalyse zijn gegevens uit uw verzuimregistratie nodig. Welke gegevens, in welke vorm, met welke toegang en bewaartermijn, leggen we vooraf vast. We rapporteren niet herkenbaar over kleine groepen. Privacy, beveiliging en rolverdeling worden vóór de start getoetst.
Is de Wellness Monitor altijd onderdeel van het onderzoek?
Nee. De Wellness Monitor wordt alleen ingezet als de onderzoeksopzet erom vraagt en als respons, representativiteit, rapportage over kleine groepen, privacy en bewaartermijnen verantwoord zijn geregeld.
Is Verzuim4 ook los als software beschikbaar?
Nee. Het Verzuim4-systeem ondersteunt de methode bij het ordenen en vergelijken van cijfers. Het wordt niet als losse softwarelicentie aangeboden.
Beginnen met Grip krijgen
In twaalf weken van cijfers naar onderzochte en waar mogelijk getoetste verklaringen, eerste maatregelen en een besluit over het vervolg.