Na een verzuimanalyse volgt vaak een herkenbare maatregel: leidinggevenden krijgen een training in het voeren van verzuim- of inzetbaarheidsgesprekken. De training wordt gepland, deelnemers tekenen present en na afloop staat de actie op groen.
Administratief is de maatregel uitgevoerd. Maar er is nog niet aangetoond dat leidinggevenden anders handelen, medewerkers iets anders ervaren of het verzuimvraagstuk verandert.
Dat onderscheid is belangrijk. Organisaties investeren anders gemakkelijk in interventies die zichtbaar zijn op een actielijst, maar nauwelijks landen in het dagelijkse werk.
Van opleiden naar toepassen
Een training kan kennis, taal en vaardigheden aanbieden. Of die kennis wordt toegepast, hangt ook af van de omgeving waarin de deelnemer terugkeert.
Een leidinggevende kan bijvoorbeeld leren om vroegtijdig en open over inzetbaarheid te spreken. Toepassing blijft alsnog uit wanneer:
- er structureel geen tijd voor gesprekken is;
- HR en management verschillende verwachtingen hanteren;
- de leidinggevende geen mandaat heeft om werk aan te passen;
- medewerkers het gesprek ervaren als controle in plaats van ondersteuning;
- het geleerde niet aansluit op het bestaande proces;
- er geen feedback of begeleiding na de training is.
De conclusie “de training werkte niet” is dan te eenvoudig. Misschien was de inhoud onvoldoende, misschien ontbrak oefening, misschien blokkeerde de organisatiecontext of speelde een combinatie daarvan.
Drie niveaus van meten
De Verzuim4-methode maakt onderscheid tussen uitvoering, werkpraktijk en verzuimontwikkeling.
1. Uitvoering: is de activiteit geleverd?
Voorbeelden:
- Hebben de beoogde leidinggevenden deelgenomen?
- Is de volledige training gegeven?
- Zijn hulpmiddelen en werkafspraken beschikbaar?
- Is eventuele vervolgbegeleiding uitgevoerd?
Dit niveau is noodzakelijk, maar zegt alleen dat de interventie heeft plaatsgevonden.
2. Werkpraktijk: wordt het geleerde toegepast?
Hier wordt zichtbaar of er werkelijk iets verandert. Mogelijke vragen zijn:
- Worden gesprekken eerder en volgens de afgesproken structuur gevoerd?
- Stellen leidinggevenden vaker open vragen over werk en inzetbaarheid?
- Worden werkafspraken vastgelegd en opgevolgd?
- Weten medewerkers wat zij van een gesprek kunnen verwachten?
- Worden knelpunten die de leidinggevende niet zelf kan oplossen tijdig geëscaleerd?
Kies enkele concrete gedragingen. Een vaag doel als “beter leidinggeven” is niet betrouwbaar te volgen.
3. Uitkomst: wat ontwikkelt zich daarna?
Pas daarna kijkt u naar uitkomsten. Dat kunnen eerst tusseneffecten zijn:
- duidelijkere verwachtingen;
- eerder besproken knelpunten;
- kortere tijd tussen signaal en actie;
- meer gerealiseerde werkaanpassingen;
- minder stagnatie in afgesproken vervolgstappen.
Vervolgens kan worden gekeken naar de vier verzuimindicatoren. Verzuim reageert vaak vertraagd en wordt door veel factoren beïnvloed. Een verandering in het percentage kan daarom nooit zonder meer aan de training worden toegeschreven.
Een concreet meetontwerp
Illustratief voorbeeld — geen klantcase.
Een organisatie wil dat leidinggevenden inzetbaarheidsproblemen eerder bespreken. De interventie bestaat uit een training en twee begeleide oefenmomenten.
Voor de start legt de organisatie vast:
- gewenst gedrag: leidinggevenden voeren binnen twee weken na een terugkerend signaal een gestructureerd gesprek;
- nulbeeld: in een steekproef wordt bekeken hoe snel gesprekken nu plaatsvinden en welke onderwerpen aan bod komen;
- ondersteuning: HR biedt een gespreksformat en maandelijks casuïstiekoverleg;
- eerste meetmoment: zes weken na de training;
- beslismoment: na drie maanden wordt bepaald wat moet worden voortgezet, aangepast of gestopt.
Na zes weken blijkt dat vrijwel iedereen is getraind, maar slechts een deel het format gebruikt. Gesprekken worden nog vaak uitgesteld omdat de bezetting krap is. De juiste conclusie is dan niet dat de training succesvol was omdat 95 procent deelnam. Evenmin is al bewezen dat de trainer tekortschoot. De toepassing wordt belemmerd door een combinatie van prioriteit, capaciteit en mogelijk bruikbaarheid van het format.
Dat inzicht maakt gerichte bijsturing mogelijk.
Wie meet wat?
Voorkom dat de trainer uitsluitend zijn eigen interventie beoordeelt. Spreek rollen af:
- de aanbieder rapporteert over deelname en uitvoering;
- leidinggevenden reflecteren op toepasbaarheid en belemmeringen;
- medewerkers kunnen op een veilige, proportionele manier aangeven hoe zij gesprekken ervaren;
- HR of een proceseigenaar volgt afgesproken procesindicatoren;
- de opdrachtgever besluit over aanpassing en middelen.
Gebruik geen medische informatie en leg geen inhoud van individuele verzuimgesprekken vast voor dit evaluatiedoel. Meet alleen wat nodig is om toepassing te beoordelen.
Wat als toepassing achterblijft?
Vier vragen helpen om niet te snel naar deelnemers te wijzen:
- Kunnen zij het? Was de inhoud begrijpelijk en is voldoende geoefend?
- Mogen zij het? Is er mandaat om afspraken te maken of werk aan te passen?
- Kunnen zij het organiseren? Is er tijd, ondersteuning en een werkbaar proces?
- Willen zij het? Zien betrokkenen nut, veiligheid en legitimiteit?
De antwoorden kunnen leiden tot extra oefening, procesaanpassing, duidelijker opdrachtgeverschap of het stoppen met een interventie die niet passend blijkt.
Een externe training valt niet automatisch binnen het traject
Wanneer Verzuim4 adviseert om een opleiding of training in te zetten, hoeft de inkoop daarvan niet in de trajectprijs te zitten. De opdrachtgever besluit over aanbieder, budget en deelname. Verzuim4 kan wel helpen om het gewenste effect vooraf scherp te formuleren en de toepassing binnen het bredere verandertraject te volgen.
Commitment betekent daarbij niet dat ieder advies blind wordt uitgevoerd. Het betekent dat een noodzakelijke keuze niet vrijblijvend blijft: uitvoeren, een onderbouwd alternatief kiezen of de gevolgen voor doel en planning expliciet accepteren.
De kern
Een presentielijst bewijst deelname. Een certificaat bewijst afronding. Geen van beide bewijst verandering.
Een interventie wordt pas bestuurbaar wanneer vooraf duidelijk is:
- welk gedrag of proces moet veranderen;
- wat de huidige situatie is;
- welke organisatorische voorwaarden nodig zijn;
- hoe toepassing wordt gevolgd;
- wanneer en door wie wordt besloten over vervolg.
Zo wordt een training geen los eindproduct, maar een toetsbare bijdrage aan verandering.
Wilt u voorkomen dat interventies eindigen als afgeronde activiteiten zonder zichtbare toepassing? Binnen Verbeteren koppelt Verzuim4 iedere gekozen maatregel aan eigenaarschap, een nulbeeld, meetwijze en beslismoment.